Электронная библиотека документов

Иногда для принятия решения в работе важно иметь под рукой документ, содержащий необходимую информацию, будь то локально нормативный акт организации, нормативно правовой документ или справочная информация. Нужную информацию можно получить различными способами: поднять бумажный оригинал, отправить запрос в архив, поискать в информационно-справочной системе. К сожалению, все эти действия требуют некоторых временных затрат. А время, как известно, самый ценный ресурс компании. ООО «Интерфейс» предлагает самый простой и эффективный способ получения необходимой, востребованной здесь и сейчас информации – это обращение к единой информационной базе нормативно – справочной документации, участвующей в документообороте организации – Электронная библиотека документов. Данное решение будет актуально как для рядовых сотрудников, так и для первых лиц компании. Оперативный доступ к интересующей информации позволит своевременно принять верное решение, а также будет полезным инструментом в текущей деятельности.

Система «Электронная библиотека» предназначена для автоматизированного сбора, учета и категоризации нормативной и справочной документации в организации. Она позволяет обеспечить упорядоченное хранение электронных документов с возможностью быстрого доступа к ним больших групп пользователей, в том числе удаленных пользователей.

 Преимущества системы:   
 
 

Автоматизированное наполнение библиотеки из системы электронного документооборота, также обеспечена возможность создания электронного документа вручную;

 

Доступ к документам в любое время в любом месте за счет использования «облачных» технологий;

 

Гибкое разграничение прав доступа пользователей к материалам библиотеки в зависимости от назначенных прав, в том числе с учетом иерархии организации;

 

Каталогизация документов по направлениям деятельности, по авторам, по подразделениям, по временным интервалам;

 

Обеспечена возможность полнотекстового поиска по содержанию документа (по ключевому набору слов в тексте документа; словосочетанию; фразе; по тематике, авторам, дате издания);

 

Ведение истории изменения как документа в целом, так и отдельного пункта документа, с указанием типа связи (отменен, внесены дополнения), номер и дата документа-основания, краткое содержание;

 

Представлена возможность указания в тексте документа гиперссылок, указывающих на связанные документы или пункты;

 

Обеспечение полноты и оперативности получения информации о наличии и местонахождении документа, а также прямой доступ к содержанию текстовых ресурсов;

Встроенный механизм резервного копирования;

 

Хранение электронного образа документа произвольного формата.

 
 

Система представляет собой иерархическую систему, состоящую из разделов (каталогов), соответствующих утвержденной номенклатуре дел в организации (отделе), с возможностью создания произвольного количества уровней вложенности в каталогах и редактирования их содержания. Это обеспечивает пользователю быстро и легко найти нужный документ.

 Технические характеристики системы:   
 
 

Система реализована как web-приложение, построенное на платформе Java;

 

В качестве СУБД используется IBM DB2;

 

Поддерживаются следующие браузеры: Google Chrome, Internet Explorer 8.0 и выше;

 

Обеспечена синхронизация с системой электронного документооборота в части передачи документов и файлов, назначения прав доступа к ним, а также администрирования пользователей.

 
 

Возможность доступа пользователей к полнотекстовым информационным ресурсам компании, позволит повысить уровень и оперативность работы всех сотрудников организации.

За подробной информацией о системе «Электронная библиотека» Вы можете обратиться к нашим менеджерам, которые с удовольствием ответят на все Ваши вопросы.

Где это работает
  • Отделение Пенсионного Фонда России по Республике Татарстан